大数据时代的企业无形资产正在流失

2020-09-21| 发布者: 河辰佑友 | 查看: |




       邮件作为内外部沟通桥梁,承载了大量的沟通内容,这些都是企业无形的数字财富,对公司来说都是宝贵的资产。

       在常规的企业办公中,有很多场景会对这些宝贵的邮件数据产生威胁。

       邮件用户不足时:邮件管理人员在新入职和离职员工的邮件问题处理上,常常因为邮件用户不足,不得不面临删除离职员工的邮箱账号的问题,这些邮件账号的删除也就意味着这些账号对应的邮件数据也将被一起删除。

数据量过大时:随着公司的发展壮大,邮件数据也数翻倍动态递增,当邮件系统因为庞大的数据量,运行变得越来越慢时,管理人员也不得不选择清除部分历史数据。

       如果不对这些宝贵的资产加以合理的规划、保存和管理,就会造成公司数据资产的严重流失。

       在针对企业这一窘境,佑友邮件归档应运而生。邮件归档系统能对邮件数据进行科学的内容分类、按时间、部门、重要等级、价值等等进行归档保存,无疑对企业的知识管理是巨大的补充,会形成动态的工作知识库,每个员工随时可以通过查询历史邮件找到相关的信息,邮件归档系统是最好的企业非结构化知识数据管理的知识库。
       邮件归档部署架构

       历史邮件查询:归档后的邮件可以通过不同的查询条件进行查询,归档系统和邮件系统对接,实现账号同步,邮件用户直接通过邮件账号登录归档系统,可以快速查寻到自己的历史邮件。

       庞大的邮件数据对邮件服务器造成很大的负担,邮件归档系统可以把所有进出邮件系统的邮件和邮件服务器上的历史邮件,统一归档到邮件归档系统上;实现邮件数据统一管理,缓解服务器存储压力,也避免了因邮件系统崩溃造成数据丢失的风险。

       邮件明文备份(邮件日志三年保留记录)是公司上市的一个硬性指标,日志保留记录可以通过邮件归档系统来实现。

       邮件数据恢复:因为个别原因,自己的邮件损坏或者误删除,邮件用户也可以登录到归档进行查询恢复邮件,领导级别的员工邮件数据丢失或损坏,为了不泄露邮件内容,可以不通过网络维护人员自己通过归档系统来恢复自己的邮件。

      邮件的审计和监督 。电子邮件作为公司最为重要的通讯手段,是连接企业内部、企业与外界的最常用的工具,每个企业都有想通过员工电子邮件来要了解、记录企业员工工作活动状况的需求,这是邮件归档的最基本诉求;另一方面,电子邮件可能会包含一些敏感或机密信息,有可能会有敏感、机密信息的泄露是通过电子邮件发生的,企业有必要对邮件内容做一些管控或审计,避免不必要的损失。

公司审计:快速查询、审计相关邮件信息。

监督管理:通过不同的权限,相关人员可以监督查看归档系统中的邮件,审核重点邮件。

       去重功能更节省空间。归档系统可以智能筛选出相同的邮件,只保留一份,从而达到去重的效果,邮件从邮件系统保存到归档系统中会经过一定的压缩处理,压缩比可以达到60%-75%;大大节省了存储节省空间,在有限的空间内保存更多的数据。同时,归档系统可对接存储设备,为后续企业建自己的大数据中心提供数据源。

       法律层面,邮件可以作为诉讼证据提交给司法机关,这也是为什么把上市公司邮件日志三年保留记录作为一个硬性指标的原因。作为把邮件数据保存作为主要功能的归档系统,具有不可删改的特性,满足诉讼要求。

佑友归档系统配套佑友的邮件系统同时使用,可以实现组织机构、用户及密码同步,无须在归档系统上重新创建,避免时员工因为增加多个账号,密码,而造成记不住的麻烦。

       为了使企业的无形资产不再流失,建议您使用佑友归档系统来合理管理贵司的邮件数据。





返回顶部