邮件归档的基本作用是什么

2021-07-14| 发布者: 河辰佑友 | 查看: |




       目前,邮件已经成为我们日常生活之中十分重要的一款工具。由于邮件的特殊性,不少人每天都会收到来自不同人所发的不同邮件,这些邮件较为混乱,影响着人们的生活。邮件归档服务的出现,很好的解决了这一问题。那么,邮件归档的基本作用有哪些呢?

       1、提高工作效率

       在电子邮件进行归档前,电子邮件主要存放于企业邮箱和员工的个人邮箱中。对于近期的电子邮件,尚可靠人工记忆的时间点去查找检索,对于时间较久远的电子邮件,查找工作如同大海捞针,丢失电子邮件或无法及时查询所需电子邮件信息的状况时有发生。归档后的电子邮件可按照企业档案分类和产品项目方便快捷地查找,大大提高了企业员工的工作效率。

       2、保障信息安全

       归档前,电子邮件分存于不同的邮箱,由邮箱管理人员自行管理,虽然通过防火墙、杀毒软件等进行了安全防护,但是存在电子邮件误操作删除,离职离岗员工在工作交接过程中发生电子邮件丢失,电子设备故障导致的重要数据的丢失或损坏,病毒攻击、黑客入侵等各种安全隐患。在邮件归档后,系统对归档的电子邮件进行统一的存储管理,可保证其安全性。

       3、保证信息完整

       企业重要的电子邮件是由人工方式将其保存为电子文件或纸质文件形式归档的,这种归档模式造成了电子邮件附属信息及系统环境的缺失,电子邮件对应的单一用户的关联性,电子邮件在生成、传输、接收存储、检索等过程中。利用电子邮件归档系统进行实时、规范的归档可保障归档后电子邮件信息的系统性和完整性。

       伴随着邮件的广泛应用,不少企业、机构都开始引入服务好、实力强的邮件归档系统。这一系统的出现,较好的改变了过去邮件较为混乱的情况。相信未来,伴随着这一系统的广泛推广,邮件系统将会给使用者带来新的产品体验。





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